総会を開催しましたが、実際に出席したのは議長と区分所有者1名のみで、後は議決権行使書による出席でした。区分所有法で「議長及び集会に出席した区分所有者の2人がこれに署名しなければならない。」とあるため、議事録署名人として「総会に出席していない議決権行使書を提出した区分所有者」を議事録署名人としました。法でいう「出席した」とは、現に出席したことを指すのでしょうか。この議事録は、有効でしょうか。
区分所有法第42条によれば、議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び集会に出席した区分所有者2人がこれに署名しなければならない、と規定しています。
この規定によれば、法はそもそも出席者が議長を含めて3人以上で議事を進行することを想定しているといえます。
すなわち、総会は区分所有者の意思を決定する重要な会議ですので、複数名の区分所有者に出席してもらって、議事の進行を確認してもらうことが望ましいと考えます。
ところで、本問では、出席者2人で総会を開催し、議事を進行していますが、ここに「出席した」とは、現に総会が開催され、議事の経過を確認したことを指すと考えられます。
議事録は適法（有効）に作成されており、議事録に記載のある議事の結果が存在したと法的に推認されるのであれば、議事録署名者が議長と出席区分所有者1人しかいない場合でも、管理会社等の立ち合いがあり、適切に開催されていれば問題ないでしょう。
ただし、特別決議事項等、重要な議題がある場合は議長は総会を流会とし、再度総会を招集するなどの対応を取るのがよいでしょう。
編集／合人社計画研究所法務室 監修／桂・本田法律事務所 本田兆司弁護士
2005年4月掲載（2025年2月更新）
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