理事長（管理者）です。規約原本と過去の多くの総会議事録原本の「保管場所」に困っています。良い方法はありませんか。
区分所有法第33条および第42条によれば、管理者には規約原本および総会議事録原本の保管義務があります。また、同条ではそれぞれの「保管場所」を建物内の見やすい場所に掲示しなければならないと定められています。よって、「保管場所」は「掲示」しておけばどこでもよく、マンション管理室、管理会社の書庫等とすることに問題はありません。
ところで、本問は、規約原本や議事録原本が膨大で保管場所に困っているとのことですが、同法第30条第5項及び第45条第4項によって、上記書類を電磁的記録として作成できると規定しています。
それゆえ、規約原本や総会議事録原本を、例えば、ICカードやCD‐RまたはCD‐ROM等に情報を記録して保管することでも構いません。
このように保管された電磁的記録としての規約原本等は、必要に応じて電子計算機その他の機器を用いて直ちに表示又は書面に出力できるように措置すればよいでしょう。
編集／合人社計画研究所法務室 監修／桂・本田法律事務所 本田兆司弁護士
2024年5月掲載マンション管理、ビル・施設管理、
修繕改修工事や設備工事、ビルメンテナンスのお悩みごとなど。
