ISO9001品質マニュアル

7.製品の実現

7.1 製品実現の計画

当グループは、製品実現のために、マンション管理組合会計・出納・総合管理(フロント・管理員)・請負工事・大規模修繕コンサルタント・定期清掃・設備管理・保険代理店・リース業務プロセス、及び設計・開発プロセスを計画し、構築しなければならない。製品実現の計画は、品質マネジメントシステムのその他のプロセスの要求事項と整合がとれていなければならない。  
当グループは、製品実現の計画に当たって、下記の各事項について適切に明確化しなければならない。

  1. 製品に対する品質目標及び要求事項
  2. 製品実現プロセスの確立及び文書の確立(手順書、マニュアルの整備・利用)の必要性、並びに資源(人、金、物)の提供の必要性
  3. 製品の検証、妥当性確認、監視、検査並びに製品合否判定基準
  4. 製品及び製品実現のプロセスが要求事項を満たしていることを実証するために必要な記録
7.2 顧客関連のプロセス
7.2.1 製品に関連する要求事項の明確化

当グループは、各事業所が、製品要求事項を決定し、関係部署へ引き継ぐよう以下の事項を明確にしなければならない。

  1. 顧客から提示された要求事項
  2. 契約書に明記してはいないが、製品の用途が既知である場合、それらの用途に応じた要求事項
  3. 区分所有法、マンション管理適正化法、国土交通省令等の製品に適用される法的要求事項。
  4. 当グループが必要と判断する追加要求事項すべて
7.2.2 製品に関連する要求事項の見直し
  1. 当グループは、顧客との契約締結前に、製品に関する要求事項の見直しをしなければならない。また、行った処置の記録を維持しなければならない。
    1. 要求事項の内容確認
      当グループは、『会計管理計画書』、『重要事項説明書』、『定例作業発注書』、『依頼書・報告書』、『大規模修繕コンサルタント業務計画書』、『見積書』、『事故速報』により、製品要求事項を文書化し、内容確認する。
    2. 要求事項の差異の解決
      製品要求事項が以前に提示されたものと異なる場合は、調整を行う。
    3. 能力の確認
      当グループが、定められた要求事項を満たす能力をもっていることを確認する。
  2. 顧客が、要求事項を書面で示さない場合には、当グループは契約締結前に顧客要求事項を確認しなければならない。
  3. 製品要求事項が変更された場合、『会計管理計画書』、『重要事項説明書』、『管理組合定例作業登録票』、『依頼書・報告書』、『大規模修繕コンサルタント業務計画書』、『見積書』、『事故速報』を、修正、変更、追加しなければならない。また、変更後の要求事項が関係する社員に理解されるよう関連部署に伝達しなければならない。
    また、重要な変更がある場合、その内容を代表取締役または品質管理責任者に報告し、承認を受けなければならない。
7.2.3 顧客とのコミュニケーション

当グループは、顧客とのコミュニケーションを図るための効果的な方法を明確にし、実施しなければならない。当グループが行う顧客とのコミュニケーションは以下の通り。

  1. 広告(新聞、雑誌などの広告等)、営業用の資料(会社案内等)による製品情報の提供。
  2. 『会計管理計画書』、『定例作業発注書』、『依頼書・報告書』、『大規模コンサルタント計画書』、『仕様書』、『保険金請求書』による、製品情報、仕様変更についての情報提供及び管理。
  3. 苦情を含む顧客からのフィードバックの窓口として、以下のものを利用する。
    ・月刊紙ウェンディ
    ・当グループホームページ
    ・お客様満足度調査等各種アンケート調査
7.3 設計・開発
7.3.1 設計・開発 の計画

当グループは設計・開発の計画について、『設計業務手順』及び『システム開発手順』に従い、策定・管理しなければならない。

  1. 当グループは次の事項を明確にしなければならない。
    1. 段階・スケジュール
    2. 各段階に適した見直し、検証及び妥当性確認
    3. 責任及び権限
  2. 当グループは部署間において効果的にコミュニケーション及び責任の割り当てを明確にするためのインターフェースを運営管理しなければならない。
  3. 当グループは設計・開発を進めるにあたり策定した計画を適切に更新しなければならない。
7.3.2 設計・開発のためのインプット

当グループは設計・開発のためのインプットを明確にし、記録を維持しなければならない。

製品要求事項に関連するインプットについては、次の事項を含め、状況に応じて適切であるかどうか見直ししなければならない。また、要求事項は漏れがなく、曖昧でなく、相反することがあってはならない。

  1. 機能及び性能に関する意図した要求事項
  2. 適用される法令・規制等の要求事項
  3. 適用可能な場合には、以前の類似した設計・開発から得られた情報
  4. 設計・開発に不可欠なその他の要求事項
7.3.3 設計・開発からのアウトプット

当グループは設計・開発からのアウトプットを『設計業務手順』『システム開発手順』に従い管理しなければならない。アウトプットは、以下の状態でなければならない。

  1. インプットで与えられた要求事項を満たし、かつインプットと対比した検証を行うのに適した形式である。
  2. 購買、製造及びサービス提供に対して適切な情報を提供する。
  3. 製品の合否判定基準を含むか、又はそれを参照する。
  4. 製品が適正に使用されるための製品特性を明確にする。
  5. リリースの前に、承認を受けなければならない。
7.3.4 設計・開発の見直し

当グループは設計・開発の適切な段階において、以下の事項を目的として、『設計管理業務手順』『システム開発手順』に従い、体系的な見直しを行わなければならない。

  1. 設計・開発の結果が、要求事項を満たすことが出来るかどうかを評価す る。
  2. 問題を明確にし、必要な処置を提案する。
    見直しへの参加者には、その設計・開発に関連する部署を代表する者が含まれていなければならない。また、見直しの結果の記録、及び処置を行った場合はその記録を維持しなければならない。
7.3.5 設計・開発の検証

当グループは、設計・開発からのアウトプットがインプットで与えられた要求事項を満たしていることを確実にするため、『設計業務手順』『システム開発手順』に従って検証を実施しなければならない。検証の結果の記録、及び必要な処置があればその記録を維持しなければならない。

7.3.6 設計・開発の妥当性確認

当グループは、設計・開発の結果として得られる製品が指定された用途又は意図された用途に応じた要求事項を満たすことが出来ることを確実にするために、『設計業務手順』『システム開発手順』に従って妥当性確認を実施しなければならない。妥当性確認は、可能な限り、製品の提供前に完了しなければならない。妥当性確認の結果の記録、及び必要な処置があればその記録を維持しなければならない。

7.3.7 設計・開発の変更管理

当グループは、設計・開発の各段階で変更が生じた場合、変更を明確にし、記録を維持しなければならない。また、変更に対して、見直し、検証及び妥当性確認を適切に行い、その変更を実施する前に承認しなければならない。変更の見直しには、その変更が製品を構成する要素及び既に提供されている製品に影響を及ぼすかどうかを評価しなければならない。なお、変更または見直しの結果の記録及び必要な処置があればその記録を維持しなければならない。

7.4 購買

当グループの購買は、以下のものをいう。

  1. システムの開発(オフィスコンピュータのプログラミング)
  2. 会計業務に使用する定型の帳票
  3. 人材派遣会社からの要員の補充
  4. 工事協力業者
  5. 定期清掃・設備管理業者
  6. リース業者
7.4.1 購買プロセス
  1. 当グループは、購買品が要求事項を満たすよう、購買の手順を、『購買管理規定』に定めなければならない。
  2. 当グループは、協力会社が当グループの要求事項に従って購買品を提供する能力を評価し選定しなければならない。また評価及び再評価の基準は『購買管理規定』に定めなければならない。
  3. 評価の結果の記録、及び評価によって必要とされた処置があれば、その記録を維持しなければならない。
7.4.2 購買情報

購買情報では、購買品に関する情報を明確にし、必要な場合は、以下の事項のうち該当するものを含めなければならない。

  1. 購買品、手順、プロセス及び設備の承認に関する要求事項
  2. 要員の適格性確認に関する要求事項
  3. 品質マネジメントシステムに関する要求事項
    当グループは、協力会社に伝達する前に、要求事項が妥当であることを確認しなければならない。
7.4.3 購買品の検証

当グループは、購買品が規定した要求事項を満たすよう、検査又はその他の活動により確認しなければならない。

7.5 製造及びサービス提供
7.5.1 製造及びサービス提供の管理

当グループは、顧客要求事項に適合したサービスの提供を以下の事項を通して実行しなければならない。

  1. 『顧客要求事項』の情報をたえず利用できるようにする。
  2. 必要に応じ、『マンション管理組合会計業務規定』、『マンション管理組合出納業務規定』、『総合管理業務規定』、『管理員業務規定』、『請負工事業務規定』、『大規模修繕コンサルタント業務規定』、『定期清掃・設備管理業務規定』、『保険代理店業務規定』、『リース業務規定』を利用できるようにする。
  3. 会計管理業務・出納業務・総合管理業務・請負工事業務・大規模修繕コンサルタント業務・定期清掃・設備管理業務・保険代理店業務・リース業務を実施するにあたり、オフィスコンピュータAS400を使用する。
  4. 監視機器及び測定機器(当グループの場合はソフトウェア)を使用する。
  5. プロセス及び製品の監視・測定を実施する。
  6. 社内処理における製品のリリース(次工程への引渡し)、顧客への製品引渡し及び引渡し後の活動を規定されたとおりに実施する。
7.5.2 製造及びサービス提供に関するプロセスの妥当性確認

製造及びサービス提供の過程で結果として生じるアウトプットが、それ以降の監視又は測定で検証することが不可能な場合で、その結果、製品が使用され、又はサービスが提供された後でしか不具合が顕在化しない場合には、当グループは、その製造及びサービス提供の該当するプロセスの妥当性確認を行わなければならない。

妥当性確認によって、これらのプロセスが計画どおりの結果を出せることを実証しなければならない。
当グループは、これらのプロセスについて、次の事項のうち該当するものを含んだ手続きを確立しなければならない。

  1. プロセスのレビュー及び承認のための明確な基準
  2. 設備の承認及び要員の適格性確認
  3. 所定の方法及び手順の適用
  4. 記録に関する要求事項
  5. 妥当性の再確認
7.5.3 識別及び履歴(トレーサビリティ)
  1. 識別
    1. 当グループは、製品の識別及び履歴に関する手順を『マンション管理組合会計業務規定』、『マンション管理組合出納業務規定』、『総合管理業務規定』、『請負工事業務規定』、『大規模修繕コンサルタント業務規定』、『定期清掃・設備管理業務規定』、『保険代理店業務規定』、『リース業務規定』に定め、実行しなければならない。
    2. 当グループは、製品実現の全課程において、監視及び測定の要求事項に関して、製品の状態(監視・測定の実施、未実施、問題の有無)を識別しなければならない。その手順を『月次決算報告書提出チェック手順』、『年次決算報告書提出チェック手順』、『仕訳チェック手順』、『不適合製品管理規定』、『保険金支払業務手順』、に定めなければならない。
  2. 履歴(トレーサビリティ)
    問題が発生した際には、履歴が要求事項となるため、製品を物件番号で識別を管理し、記録を維持しなければならない。
7.5.4 顧客の所有物

当グループは、顧客所有物(知的所有権及び個人情報を含む)を管理する手順を『顧客所有物管理規定』に定め実行しなければならない。なお,知的所有権には、個人データ、会計データ、請求データ等が含まれる。

  1. 顧客所有物の管理
    当グループは、管理組合名義債券・議事録・管理規約原本・設計図書等の顧客所有物の管理・使用に対し注意を払わなければならない。また、製品に使用するため又は組み込むために提供された顧客の所有物の識別、検証及び保管・防護を実施しなければならない。
  2. 顧客への報告
    当グループは、顧客所有物を紛失、損傷、または使用に適さないと判明した場合は、顧客に報告し、記録を維持しなければならない。
7.5.5 製品の保存

当グループは、社内処理から顧客への製品最終引渡しまでの間、製品を顧客要求事項に適合した状態のままで保存(識別、取扱い、保管、保護を含めなければならない)する手順を『マンション管理組合会計業務規定』『総合管理業務規定』『大規模修繕コンサルタント業務規定』『検査・引渡し業務手順』『保険代理店業務規定』『リース業務規定』に定め、実行しなければならない。

7.6 監視機器及び測定機器の管理

当グループは、製品の監視・測定は対応する機器・装置を使用して行わなければならない。機器・装置を使用する際は、意図した監視・測定が出来ることを、最初の使用前に確認しなければならない。以後は必要に応じて再確認しなければならない。

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