法律トラブル相談集

総会・理事会の運営

理事会議事録について
 理事長をしています。このマンションの管理組合では、設立当初から、総会議事録は作成して保管していますが、理事会議事録は作成していません。管理規約にも、理事会議事録の作成、保管については何も規定がありません。先日、最近区分所有者になられた方から、「理事会議事録を作成、保管していないのは、管理者の善管注意義務違反に当たる」といわれました。本当にそうなのでしょうか。

answer

 区分所有法には、集会(総会)議事録は作成しなければならないと定められていますが、理事会議事録については何も定めがありません。また、管理規約にも、理事会議事録について何も規定がない、ということですので、ご質問のケースは、区分所有法・管理規約上は何も問題はありません。
 では、理事会議事録を作成、保管していないのが、管理者の「善管注意義務」違反に当たるかどうかが問題になります。
 区分所有法には、「この法律及び規約に定めるもののほか、管理者の権利義務は、委任に関する規定に従う。」とあります。管理者と他の区分所有者との関係は、共用部分などの管理に関して、実質的に委任の関係にあり、管理者の権利義務に関しては委任に関する民法の規定が準用され、その一つに「善管注意義務」があります。
 「善管注意義務」とは、「善良なる管理者の注意をもって、管理業務を行う」ことで、注意義務の内容、程度は、その人の職業、社会的・経済的地位などに応じて、一般的に要求されることになります。
 ご質問のケースの場合は、区分所有法・管理規約に何の定めもないこと、また設立当初から理事会議事録を作成していなかった(理事会議事録を作成しないことが慣例的になっていた)ことから、善良なる管理者の注意をもってしても、見過ごされても仕方がないと考えられ、年一度は、定期総会にその内容も報告されていることでもあり、「善管注意義務」違反があるとまではいえないでしょう。
 しかし、マンション標準管理規約では、総会議事録にならって理事会議事録を作成するように規定されており、理事会で検討した結果を記録として残すことは意義のあることですので、今後は議事録を作成し保管することをお勧めします。

編集/合人社計画研究所法務室
監修/桂・本田法律事務所本田兆司弁護士

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