法律トラブル相談集

総会・理事会の運営

事前に議案について説明する必要はあるのか
 理事会が総会開催案内を配布した後、総会に出席できない区分所有者から、「議決権行使書にて意思表示をするため事前に議案の説明をしてほしい」との投書がありました。理事会として回答が必要ですか。

answer

 総会の招集手続の前提として、総会を開催するには、総会招集権者による招集手続が必要です(少数区分所有者も総会招集請求権があります)。
 通常は、管理組合の理事長が、総会開催日の一週間前に招集通知を発しなければなりません。
 その招集通知には、会議の目的たる事項(議題)を示すことが必要です。さらに、共用部分の変更、規約の設定・変更、建替えなどの一定の重要事項が議題である場合には、議案の要領(決議内容についての案を要約したもの)も通知しなければなりません。
 議題が重要なものでなくても、総会の議題には、区分所有者が意見を決定するために必要な資料を添えて通知されるのが一般的です。
 さて、本問についてですが、「事前に議案の説明をしてほしい」との意見があったとのことであり、一応議題は通知されていたが、意思決定するための議題の要領やその資料が添付されていないと思われます。
 そこで、本問の議題が重要事項である場合には、招集手続に問題があり、再度議題とその議題の要領(通常は資料が添付されます)を記載した書面を送付して招集手続をやりなおす必要があります。
 一方、本問の議題が重要事項でない場合には、事前に議題が通知されているので、招集手続に問題はありません。
 しかし、「事前に議案の説明」までの必要はありませんが、意思決定するための資料を通常添付しますので、招集手続をやりなおすのではなく、区分所有者全員に添書を添えた資料を配布するなどの方法を行うのがよいでしょう。
 なお、議題そのものが不明な場合は、招集手続をやりなおす必要があることはいうまでもありません。
 また、「事前に議案の説明をしてほしい」と言われた区分所有者には、議題に対する意思決定のために、資料を配布するようにした旨の管理組合の対応を説明して理解を求め、その際に、手続の公正さ、適正さに疑念がもたれるような、区分所有者の意思を左右する言動は慎むことに注意してください。

編集/合人社計画研究所法務室
監修/桂・本田法律事務所本田兆司弁護士

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