法律トラブル相談集

総会・理事会の運営

理事会議事録の保管期間はどのくらいか
 これまで、管理組合設立当初からの総会・理事会議事録、規約、委託契約書、決算書類はすべて保管してあります。しかし、収納スペースが一杯になったので整理をしたいのですが、保管期間など法律で定められているのでしょうか。

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 まず規約ですが、区分所有法では、管理者が規約を保管し、保管場所は建物内の見やすい場所に掲示しなければならないと定められています。また、利害関係人から規約の閲覧の請求があれば正当な理由がない限り拒むことはできないとされていますので、当然永久に保管する必要があります。
 次に、総会・理事会議事録(決算報告書等議案添付書類を含む)については、規約で、通常は規約の保管に準じた保管方法が定められています。議事録は訴訟等様々な局面で必要となる重要書類です。例えば管理費等を滞納している住戸が競売にかかった時に配当要求書を提出しますが、積立金や管理費が過去に変更となっていれば、これを決議した総会の議事録などを添付しなければなりません。以上の理由から議事録についても、永久的に保管する方がよいでしょう。
 その他の書類で永久に保管すべきものは、マンションの設計図書です。
 「建築確認申請書」(建築が許可された当初の図面)、「竣工図書」(建築途中の設計変更を含め、完成した状態の図面)は、将来の大規模修繕工事に際して必要となります。委託契約書については通常は現契約書・旧契約書共に保管しておくべきでしょう。会計関係の領収書、請求書、振替伝票や補助簿などは、各管理組合の実情に応じて保管年数を決められるのがよいでしょう。ただし、滞納者がいる場合は履歴の情報として必要なもの(滞納者別に発生日、金額、費目、督促状況などを整理した資料)はそれを越えて保管しておく必要があります。
 これらの書類などが膨大になり収納スペースがなくなってきた場合には、総会や理事会でその書類の性質、内容、必要性を検討し、保管期間を決めて順々に処分していく方法が考えられるでしょう。

編集/合人社計画研究所法務室
監修/桂・本田法律事務所本田兆司弁護士

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