法律トラブル相談集

生活ルール

組合員名簿の作成と個人情報保護法について
 理事長をしています。管理会社にマンションの組合員名簿の作成を依頼しようと考えています。平成一七年四月より施行されている「個人情報保護法」に関連して、何か注意する点はありますか。

answer

 この法律では過去六ヶ月以内に五〇〇〇人以上の個人情報データベース(特定の個人情報が、他人によっても容易に検索可能な状態に置いてあるもの)を保有し、事業の用に供している者を「個人情報取扱事業者」とし、数々の義務を課しています。
 管理組合が、この「個人情報取扱事業者」に該当するかどうかですが、一般的な管理組合においては、五〇〇〇人以上の個人情報データベースを保有していないと思われますので、同法の適用外となります。
 一方、管理会社においては、五〇〇〇人以上の個人データベースを取り扱っている管理会社であれば、同法が適用となります。
 今回のケースにおいて、個人情報取扱業者に該当する管理会社が組合員名簿を作成するにあたって、管理組合から個人情報を取得した場合には、同法第一八条第一項に定めるとおり、あらかじめその利用目的をマンションにある掲示板に掲示するなどして、公表するか、速やかに本人に通知、または公表しなければなりません。
 また、管理組合からではなく、管理会社が組合員本人から直接情報を取得する場合には、同法第一八条第二項に定めるとおり、本人に対し、あらかじめその利用目的を明示しなければなりません。
 該当しない管理会社や管理組合は、個人情報取扱事業者となりませんので、上記のような法的義務はありませんが、個人情報保護法が施行されたことにより個人情報保護、プライバシー保護についての関心は高まると思います。個人情報の取扱については、慎重かつ適正に取り扱うことが必要でしょう。

編集/合人社計画研究所法務室
監修/桂・本田法律事務所本田兆司弁護士

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